Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

1. O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A Nota Fiscal Eletrônica, ou simplesmente NF-e, trata-se de um novo modelo de emissão de documentos fiscais e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que engloba ainda outros tipos de documentos, como o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) , o SPED-Fiscal, SPED-PIS/COFINS e SPED-Contábil. Este novo modelo vem em substituição à emissão da Nota Fiscal modelos 1 e 1A (popularmente dita “convencional”).

Por envolver alteração fiscal, o ideal é procurar e se orientar com o seu contador, mesmo assim o nosso site permite esclarecer alguns tópicos relacionados a isso.

Uma Nota Fiscal Eletrônica é, na verdade, um arquivo de computador contendo uma assinatura digital e a autorização de uso da Receita Estadual. Trata-se, portanto, de um novo conceito de documento fiscal. Enquanto o nota “convencional” é um arquivo de papel emitido em várias vias, a NF-e é um arquivo de computador. Não confundir a NF-e com o DANF-e, que é apenas o Documento Auxiliar da Nota Eletrônica, que contém o código de barras para que o Posto Fiscal possa consultar a veracidade da NF-e no portal da Nota Eletrônica e registrar sua passagem por ele.

Não confundir também com a NFS-e, que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, que é de âmbito do município (por isso dita também como Nota Fiscal Eletrônica Municipal - NF-em). Esse modelo de documento acoberta transações referentes à apenas serviços e o modelo utilizado depende de cada prefeitura. Deste modo, para cada cidade há um modelo diferente e depende de desenvolvimento específico. Atualmente o $IMPLES WEB está compatível apenas com o modelo de NFS-e da cidade de Joinville/SC.

Atenção: A utilização de NF-e como sendo nota fiscal conjugada depende de prévio convênio ou protocolo de cooperação entre a SEFAZ e cada prefeitura municipal. Na maior parte dos Estados, esses convênios ou protocolos ainda não foram firmados, de modo que o contribuinte que venda mercadorias e preste serviço deverá, atualmente, em utilizando a NF-e, emitir dois documentos distintos.

1. O $IMPLES WEB está preparado para a emissão da NF-e?

Sim, o $IMPLES WEB já está preparado para emissão da nota eletrônica e atualmente vários clientes do $IMPLES WEB já as emitem nos Estados de Santa Catarina, Paraná e Rio de Janeiro. E como o modelo conceitual e técnico é basicamente o mesmo em todo território nacional, em tese, o $IMPLES WEB poderia emitir a NF-e em qualquer Estado.

1. Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?

Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 ou 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.

Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.

Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

1. Quais são as vantagens da NF-e?

A nota fiscal eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial. Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

1. Redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias ou facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;
2. Redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;
3. Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de cinco anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;
4. GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;
5. Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;
6. Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;
7. Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa - à - empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

1. Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações (o $IMPLES ainda não possui essa função, mas no futuro, com certeza terá);
2. Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
3. Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;
4. GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
5. Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.

Benefícios para a Sociedade:

1. Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
2. Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
3. Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
4. Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.

Benefícios para os Contabilistas:

1. Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
2. GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
3. Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

Benefícios para o Fisco:

1. Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
2. Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
3. Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
4. Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
5. GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;
6. Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

1. Minha empresa emite Cupom Fiscal ou Nota Fiscal de Serviços. Posso ou devo substituí-los pela NF-e?

Não. A NF-e substitui apenas as notas fiscais modelo 1 ou 1A. Nada muda com relação ao Cupom Fiscal e à Nota Fiscal de Serviços.

No entanto, se a nota de serviços for nota conjugada com a de produtos, atualmente, deveram ser emitidos documentos distintos neste caso.

Não confundir também com a NFS-e, que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, que é de âmbito do município (por isso dita também como Nota Fiscal Eletrônica Municipal - NF-em). Esse modelo de documento acoberta transações referentes à apenas serviços e o modelo utilizado depende de cada prefeitura. Deste modo, para cada cidade há um modelo diferente e depende de desenvolvimento específico. Atualmente o $IMPLES WEB é compatível com os modelos das cidades de Joinville/SC, Araquari/SC, Curitiba/PR, Araucária/PR, São Paulo/SP. Encontra-se em desenvolvimento os modelos das cidades de Jaraguá do Sul/SC e Itanhaém/SP.

Já a nota à base de cupom fiscal (com CFOP “5.929 - Lançamento efetuado em decorrência de emissão de documento fiscal relativo à operação ou prestação também registrada em equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF”) pode (ou "deve", se a empresa for obrigada) ser emitida eletronicamente.

1. Quais empresas e a partir de quando as empresas serão obrigadas à emissão de NF-e?

A obrigatoriedade está sendo feita por etapas para cada ramo de atividade. Não confundir com CNAE. O CNAE até pode ser usado como referência, mas a obrigatoriedade não está necessariamente ligada a ele.

Ou seja, se sua empresa promove alguma destas atividades, mesmo que não tenha registro dela na Receita, sua empresa é obrigada sim a emitir a NF-e nestes prazos. O mesmo vale para o contrário (caso não desenvolva a atividade, mas esteja registrado como tal), aí você não será obrigado a emitir. Seja qual for o caso, sua empresa deve providenciar a correta indicação dos CNAE junto à Receita. Isso porque numa visita "in locu" do fisco, pode-se constatar a irregularidade e resultar em penalidade, já que a obrigação da atualização desse cadastro é da sua empresa. Consulte o seu contador para que ele possa atualizar o seu cadastro corretamente.

A obrigatoriedade ocorre a partir de 1º de abril de 2008, para os contribuintes:

I - fabricantes de cigarros;

II - distribuidores de cigarros;

III - produtores, formuladores e importadores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

IV - distribuidores de combustíveis líquidos, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

V - transportadores e revendedores retalhistas – TRR, assim definidos e autorizados por órgão federal competente.

A obrigatoriedade ocorre a partir de 1º de setembro de 2008, para os contribuintes:

VI - fabricantes de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas;

VII - fabricantes de cimento;

VIII – fabricantes, distribuidores e comerciante atacadista de medicamentos alopáticos para uso humano;

IX – frigoríficos e atacadistas que promoverem as saídas de carnes frescas, refrigeradas ou congeladas das espécies bovinas, suínas, bufalinas e avícola;

X - fabricantes de bebidas alcoólicas inclusive cervejas e chopes;

XI – fabricantes de refrigerantes;

XII – agentes que assumem o papel de fornecedores de energia elétrica, no âmbito da Câmara de Comercialização de Energia Elétrica – CCEE;

XIII – fabricantes de semi-acabados, laminados planos ou longos, relaminados, trefilados e perfilados de aço;

XIV – fabricantes de ferro-gusa.

A obrigatoriedade ocorre a partir de 01 de Abril de 2009, para os contribuintes:

XV - importadores de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas;

XVI - fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veículos automotores;

XVII - fabricantes de pneumáticos e de câmaras-de-ar;

XVIII - fabricantes e importadores de autopeças;

XIX - produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

XX - comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petróleo;

XXI - produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

XXII - comerciantes atacadistas a granel de lubrificantes e graxas derivados de petróleo;

XXIII - produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e revendedores atacadistas a granel de álcool para outros fins;

XXIV – produtores, importadores e distribuidores de GLP – gás liquefeito de petróleo ou de GLGN - gás liquefeito de gás natural, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

XXV – produtores, importadores e distribuidores de GNV – gás natural veicular, assim definidos e autorizados por órgão federal competente;

XXVI - atacadistas de produtos siderúrgicos e ferro gusa;

XXVII - fabricantes de alumínio, laminados e ligas de alumínio;

XXVIII - fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcoólicas e refrigerantes;

XXIX - fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas;

XXX - fabricantes e importadores de resinas termoplásticas;

XXXI - distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes;

XXXII - distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes;

XXXIII - fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e xarope utilizados na fabricação de refrigerantes;

XXXIV - atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e acondicionamento associada;

XXXV- atacadistas de fumo;

XXXVI - fabricantes de cigarrilhas e charutos;

XXXVII- fabricantes e importadores de filtros para cigarros;

XXXVIII - fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros, cigarrilhas e charutos;

XXXIX- processadores industriais do fumo.

A obrigatoriedade ocorre a partir de 01 de Setembro de 2009, para os contribuintes:

XL - fabricantes de cosméticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal;

XLI - fabricantes de produtos de limpeza e de polimento;

XLII - fabricantes de sabões e detergentes sintéticos;

XLIII - fabricantes de alimentos para animais;

XLIV - fabricantes de papel;

XLV - fabricantes de produtos de papel, cartolina, papel-cartão e papelão ondulado para uso comercial e de escritório;

XLVI - fabricantes e importadores de componentes eletrônicos;

XLVII - fabricantes e importadores de equipamentos de informática e de periféricos para equipamentos de informática;

XLVIII - fabricantes e importadores de equipamentos transmissores de comunicação, pecas e acessórios;

XLIX - fabricantes e importadores de aparelhos de recepção, reprodução, gravação e amplificação de áudio e vídeo;

L - estabelecimentos que realizem reprodução de vídeo em qualquer suporte;

LI - estabelecimentos que realizem reprodução de som em qualquer suporte;

LII - fabricantes e importadores de mídias virgens, magnéticas e ópticas;

LIII - fabricantes e importadores de aparelhos telefônicos e de outros equipamentos de comunicação, peças e acessórios;

LIV - fabricantes de aparelhos eletromédicos e eletroterapeuticos e equipamentos de irradiação;

LV - fabricantes e importadores de pilhas, baterias e acumuladores elétricos, exceto para veículos automotores;

LVI - fabricantes e importadores de material elétrico para instalações em circuito de consumo;

LVII - fabricantes e importadores de fios, cabos e condutores elétricos isolados;

LVIII - fabricantes e importadores de material elétrico e eletrônico para veículos automotores, exceto baterias;

LIX - fabricantes e importadores de fogões, refrigeradores e maquinas de lavar e secar para uso domestico, peças e acessórios;

LX - estabelecimentos que realizem moagem de trigo e fabricação de derivados de trigo;

LXI - atacadistas de café em grão;

LXII - atacadistas de café torrado, moído e solúvel;

LXIII - produtores de café torrado e moído, aromatizado;

LXIV - fabricantes de óleos vegetais refinados, exceto óleo de milho;

LXV - fabricantes de defensivos agrícolas;

LXVI - fabricantes de adubos e fertilizantes;

LXVII - fabricantes de medicamentos homeopáticos para uso humano;

LXVIII - fabricantes de medicamentos fitoterápicos para uso humano;

LXIX - fabricantes de medicamentos para uso veterinário;

LXX - fabricantes de produtos farmoquímicos;

LXXI - atacadistas e importadores de malte para fabricação de bebidas alcoólicas;

LXXII - fabricantes e atacadistas de laticínios;

LXXIII - fabricantes de artefatos de material plástico para usos industriais;

LXXIV - fabricantes de tubos de aço sem costura;

LXXV - fabricantes de tubos de aço com costura;

LXXVI - fabricantes e atacadistas de tubos e conexões em PVC e cobre;

LXXVII - fabricantes de artefatos estampados de metal;

LXXVIII - fabricantes de produtos de trefilados de metal, exceto padronizados;

LXXIX - fabricantes de cronômetros e relógios;

LXXX - fabricantes de equipamentos e instrumentos ópticos, peças e acessórios;

LXXXI - fabricantes de equipamentos de transmissão ou de rolamentos, para fins industriais;

LXXXII - fabricantes de máquinas, equipamentos e aparelhos para transporte e elevação de cargas, peças e acessórios;

LXXXIII - fabricantes de aparelhos e equipamentos de ar condicionado para uso não-industrial;

LXXXIV - serrarias com desdobramento de madeira;

LXXXV - fabricantes de artefatos de joalheria e ourivesaria;

LXXXVI - fabricantes de tratores, peças e acessórios, exceto agrícolas;

LXXXVII - fabricantes e atacadistas de pães, biscoitos e bolacha;

LXXXVIII - fabricantes e atacadistas de vidros planos e de segurança;

LXXXIX - atacadistas de mercadoria em geral, com predominância de produtos alimentícios;

XC - concessionários de veículos novos;

XCI – fabricantes e importadores de pisos e revestimentos cerâmicos;

XCII - tecelagem de fios de fibras têxteis;

XCIII - preparação e fiação de fibras têxteis;”;

Após isso, a Receita escalonou a ampliação da obrigatoriedade de uso da NF-e de forma que, até o final de 2010, estejam alcançados por esta obrigatoriedade todos os contribuintes do ICMS que se enquadrem em pelo menos uma das seguintes situações:

I. Desenvolvam atividade industrial

II. Desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição

III. Pratiquem saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação

IV. Forneçam mercadorias para a Administração Pública

Para facilitar o entendimento, a Receita Federal divulgou uma lista com todos os CNAEs das empresas obrigadas a partir de 2010, conforme segue:

Vale lembrar, no entanto, que esta é uma lista de referência, mas a obrigatoriedade não está necessariamente ligada a ele (vide início do tópico). Também o prazo para quem se enquadra nesta última lista não foi prorrogado caso já se enquadre em alguns dos casos anteriores.

Esta lista inclusive pode ser alterada futuramente, e o Decreto já avisa que em Dezembro pode vir mais uma leva de empresas obrigadas.

Para os demais contribuintes, a estratégia de implantação nacional é que estes, voluntariamente e gradualmente, independente do porte, se interessem em serem emissores da Nota Fiscal Eletrônica.

A obrigatoriedade se aplica a todas as operações efetuadas em todos os estabelecimentos dos contribuintes referidos acima, ficando vedada a emissão de nota fiscal, modelo 1 ou 1A.

Excepcionalmente existem casos especiais onde são permitas a emissão de notas fiscais modelos 1 e 1A. Para saber mais sobre estes casos sugerimos consultar o seu contador.

1. Minha empresa é optante do Simples Nacional, continuo obrigado à NF-e? Posso aderir voluntariamente a esse projeto?

Sim e Sim. A legislação que dispensou algumas obrigações acessórias aos optantes pelo Simples Nacional não incluiu a desobrigação da emissão de documento fiscal próprio para as operações ou prestações que realizarem. Portanto, as empresas optantes pelo Simples Nacional, que estejam no âmbito da obrigatoriedade, devem utilizar apenas NF-e e estão obrigadas ao cumprimento das obrigações relativas ao SPED, incluindo-se aqui os emissores voluntários.

Com referência à nota eletrônica, existe até uma nota técnica para o correto preenchimento da mesma neste caso, uma vez que não deve constar o ICMS no campo próprio e sim observações nos dados adicionais (veja o item “Como configuro o $IMPLES WEB se minha empresa é optante do Simples Nacional?”).

1. Minha empresa só emite nota fiscal de serviços, mas ouvi dizer que deve ser eletrônica. Isso é certo?

Mais ou menos certo. Você não deve confundir a NF-e com a NFS-e, que é Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, que é de âmbito do município (por isso dita também como Nota Fiscal Eletrônica Municipal - NF-em). Esse modelo de documento acoberta transações referentes à apenas serviços e o modelo utilizado depende de cada prefeitura. Deste modo, para cada cidade há um modelo diferente e depende de desenvolvimento específico. Atualmente o $IMPLES WEB está compatível apenas com o modelo da cidade de Joinville/SC.

1. Minha empresa não será obrigada a emitir NF-e, então não tenho nada a ver com isso. Estou certo?

Não necessariamente. Sua empresa pode não ser obrigada a emitir NF-e, mas os seus fornecedores poderão ser. Neste caso cabem obrigações para você sim.

A principal obrigação é exigir a NF-e para que esteja obrigado a emiti-la (a relação das empresas estão nos sites das secretarias da fazenda de cada Estado) e validar e consultar a autorização de uso da NF-e no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (http://www.nfe.fazenda.gov.br).

Caso o fornecedor for obrigado a emitir NF-e e lhe entregue uma Nota Fiscal “Convencional” (modelo 1 ou 1A), desconfie. Consulte o site da Secretaria da Fazenda do Estado do Emitente para poder se informar corretamente.

Uma boa referência será em 2011, quando todas as empresas que “Desenvolvam atividade industrial”, ”Desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição”, ”Pratiquem saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação” ou “Forneçam mercadorias para a Administração Pública” serão obrigados a emitir NF-e. Ou seja, praticamente todos os seus fornecedores.

       Além disso, emitente de NF-e ou não, você só pode aceitar receber a mercadoria de uma NF-e se ela estiver autorizada (exceto quando em Contingência). É altamente recomendável também exigir de seu fornecedor o envio da NF-e. A NF-e é um arquivo com extensão XML que contém todos os dados que constam no DANF-e, mais a assinatura do certificado digital do fornecedor e a autorização de uso, fornecida pela Secretaria da Fazenda do emitente (fica tudo dentro de um arquivo minúsculo, que na verdade é texto, essa explicação é apenas para entender o que deve ter nele). Para validar esse arquivo você pode usar o Visualizador da NF-e (disponível no mesmo portal). Tanto no Portal Nacional quanto no visualizador não é o DANF-e que você visualiza, e sim a dita “Nota Fiscal Eletrônica”, com todos os dados constantes nela (no DANF-e estes dados ficam apresentados de forma mais simples).

       Exceto quando em Contingência (quando DANF-e vem em Formulário de Segurança, que é em papel moeda com selo do brasão da república), você deve ter em mãos esse arquivo muito antes do caminhão sair do pátio do fornecedor.

Não existe mais desculpa. O fornecedor sequer pode alegar que ainda vai pedir essa autorização e que é pra você receber assim mesmo. Se esse for o caso, ele já cometeu irregularidade. A mercadoria não pode sair da empresa sem que tenha sido previamente autorizada a NF-e. A recomendação é, na verdade, o fornecedor somente carregar o caminhão depois de autorizado pela receita. Isso porque durante o processo de autorização pode ocorrer a denegação de uso (geralmente associada a situação irregular da Inscrição Estadual do emitente ou destinatário, que pode estar caçada ou suspensa). Neste caso, não poderá ocorrer a circulação da mercadoria e o transbordo do caminhão deverá ser desfeito.

Você deve ficar atento a esses fornecedores, pois a mercadoria pode estar sendo acobertada por uma nota fria. Afinal, o DANF-e é papel comum e qualquer um poderia usar o Excel, por exemplo, para fazer um DANF-e com dados falsos. Sua empresa, mesmo que não seja emitente da NF-e pode ser enquadrada por receptação de mercadoria roubada ou sonegação fiscal se não validar a nota fiscal eletrônica no momento da entrega. Eles não estão de brincadeira!

Recebendo o arquivo antes de o caminhão ser carregado, inclusive, acontece uma coisa interessante. Como o cliente recebe o arquivo muito antes de o caminhão sair, o próprio cliente pode alertar o fornecedor sobre produtos ou local de entrega errados, por exemplo. Assim o fornecedor pode cancelar a nota e fazer outra com os dados corrigidos.

Agilidade, segurança e economia! Precisa dizer mais!

1. Não sou obrigado à emissão da NF-e, gostei do projeto. Posso emitir NF-es mesmo assim?

Sim. Basta cumprir as necessidades técnicas e fazer solicitação à secretaria da fazenda do seu Estado (veja item “O que é preciso ter para emitir a NF-e?”). Não existe qualquer restrição quanto ao porte ou ramo de atividade da empresa. A única exigência é que o contribuinte seja regularmente cadastrado no CAD ICMS no Estado onde está estabelecido.

Neste caso você adere à nota fiscal eletrônica de maneira voluntária (pelo menos até a data em que você seja obrigado à NF-e).

1. O cliente pode recusar a minha NF-e e exigir o envio da nota fiscal convencional?

Não. As NF-es emitidas tem validade jurídica e substituem as notas ditas "convencionais" para circulação das mercadorias. O contribuinte que for obrigado à emissão da NF-e, inclusive, não pode emitir nenhuma nota convencional sequer a partir da data da obrigatoriedade. Vale lembrar ainda que, no Paraná, depois de emitido a Primeira NF-e em Produção, nenhuma nota convencional poderá ser mais impressa, mesmo que o contribuinte seja de adesão voluntária.

1. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e?

A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma nota fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram a isso.

Na segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.

Importante:

1. Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada.
2. Caso a nota fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja eletrônica, esta deverá, como todas as NF-es, ser previamente autorizada pelo Fisco e enviada para o destinatário da NF-e que deu origem a NF-e de devolução.

1. O que é preciso ter para emitir a NF-e?

Independentemente de qual sistema de emissão de NF-e que o cliente deseje adotar (seja este o $IMPLES WEB ou não), ele deve adquirir um certificado digital no padrão da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), ter acesso à internet (preferencialmente banda larga) e fazer junto a Receita Estadual de onde está domiciliado o pedido para emissão de documentos fiscais digitais para cada estabelecimento que for emitir a NF-e.

No que compreende o $IMPLES WEB, é necessário ainda ao menos um computador (pode ser o Servidor) com sistema operacional Windows 2000, XP, Vista, 7, 8, 10, 2003 Server, 2008 Server, 2012 Server,  2016 Server, com o Microsoft .NET Framework 3.5 ou superior.

Também é necessária uma impressora gráfica (janto de tinta, laser, etc.) para impressão do DANF-e e uma conta de e-mail configurada no sistema para a distribuição da NF-e para o cliente.

1. O que é e como eu adquiro um certificado digital?

       A assinatura digital é um processo que possibilita a verificação de integridade e identifica a autoria de um arquivo eletrônico, ou seja, a assinatura digital permite saber quem é o autor de um arquivo eletrônico e se o mesmo não foi modificado (imaginando que, no ambiente da internet, qualquer arquivo pode ser interceptado por um hacker e modificado, o certificado garante que isso não aconteça). Para possuir uma assinatura digital é necessária a aquisição de um certificado digital junto às Autoridades Certificadoras e o preço varia de R$ 130,00 à R$ 600 dependendo da empresa escolhida, do tipo e do modelo.

       O site dos Correios e da SESCON de Santa Catarina tem maiores informações sobre como adquirir o seu certificado.

Correios: http://www.correios.com.br/produtos_servicos/certificacaodigital/default.cfm

SESCON: http://sesconsc.smartfocus.com.br

1. Quais são os tipos e modelos de certificados compatíveis com a NF-e?

       Existem dois modelos e dois tipos de certificados (totalizando quatro) compatíveis com o modelo da NF-e. O $IMPLES WEB permite trabalhar com qualquer um deles, cabendo a escolha pelo cliente e o tipo do servidor instalado. O cliente do $IMPLES WEB deve, portanto, avaliar qual modelo se enquadra melhor na realidade de sua empresa, tanto na parte operacional quanto na parte financeira.

Os modelos são o e-CNPJ e o e-PJ.

Atenção para o e-CPF!

O e-CPF NÂO é compatível com a NF-e por não possuir o CNPJ da empresa

que irá emitir os documentos fiscais.

       A diferença entre os dois modelos compatíveis é que o e-PJ é dito como mais seguro, e por isso mais caro, por ser específico para a NF-e, ou seja, não é possível usá-lo para o SPED. Já o e-CNPJ é como uma procuração em branco assinada pelo dono da empresa, podendo tecnicamente falando, até transferir a titularidade da empresa usando ele. Deixá-lo na mão de um faturista, pode gerar dor de cabeça no futuro.

       Ambos os modelos possuem dois tipos: os tipos A1 e A3.

O tipo A1 é um arquivo comum, gravado no computador, podendo ser copiado para outro computador (permitindo backup em CD ou Pen-Drive, por exemplo). Por esse motivo ele é dito como menos seguro que o A3. Porém se ele for guardado em sala separada, poucos funcionários ou só dono ter acesso, não tem problema nenhum. O certificado do Tipo A1 tem validade de apenas um ano e por isso é mais barato na primeira aquisição. Seu preço varia de R$ 130,00 à R$ 250,00. Este modelo de certificado é necessário caso o servidor do $IMPLES WEB esteja nos servidores da Freeline, mas também pode ser usado caso seja uma instalação local.

Já o Tipo A3 é gravado em um Chip de um cartão (parecido com cartão de crédito mesmo) e precisa de uma leitora de cartão (adquirida separadamente) instalada no micro que vai transmitir a NF-e (Servidor). O cartão, portanto, deve estar conectado fisicamente ao servidor e irá pedir a senha do certificado quando você usá-lo na primeira vez depois que o mesmo for reiniciado ou depois de longos períodos de inatividade. O certificado do Tipo A3 tem validade de três anos. Seu preço varia de R$ 220,00 à R$ 450,00 (mais a leitora do cartão que custa, em média, R$ 150,00). O tipo A3 esconde ainda um perigo na verdade: se você digitar três vezes a senha errada seguidamente o certificado fica inutilizado e você ficará sem poder emitir nenhum documento até adquirir um novo certificado. Este modelo de certificado só pode ser usado caso o servidor do $IMPLES WEB seja local.

       A escolha do tipo de certificado vai ainda orientar como a emissão da NF-e vai acontecer. Se o cliente possui filial, por exemplo, optando pelo tipo A1 o mesmo certificado pode ser usado tanto na matriz como em qualquer filial, mesmo que de outro Estado.

       Se optado pelo tipo A3, somente com o certificado conectado ao computador e com a senha do mesmo a nota será emitida, permitindo maior controle sobre as notas. Porém isso pode dificultar os trabalhos quando se quer emitir uma nota e a pessoa que tem a senha não está presente. Já quando o tipo é o A1 ele pode ser configurado pra fazer tudo automaticamente, literalmente esquecendo que o certificado existe.

Cada cliente possui uma realidade diferente e deixamos claro que não sugerimos um ou outro. Apenas mostramos as possibilidades para o seu uso. A decisão final será sempre do cliente!

1. Eu vi que existem vários tipos de certificados digitais. Qual deles vocês recomendam?

Os certificados digitais compatíveis com a NF-e são os modelos e-CNPJ e o e-PJ, dos tipos A1 e A3 (veja o item “O que é e como eu adquiro um certificado digital?”).

Atenção para o e-CPF!

O e-CPF NÂO é compatível com a NF-e por não possuir o CNPJ da empresa

que irá emitir os documentos fiscais.

A Freeline Informática não recomenda o uso de um tipo ou modelo específico de certificado. Nós entendemos que essa decisão deve ser única e exclusivamente do nosso cliente. Seja qual for o certificado escolhido o $IMPLES WEB estará preparado para funcionar. Apenas mostramos as possibilidades para o seu uso. A decisão final será sempre do cliente!

1. Quantos certificados digitais eu devo adquirir se eu desejo usar mais de um computador para emitir a NF-e? E se eu tiver filiais, devo adquirir para cada filial?

O $IMPLES WEB precisa de apenas um certificado para funcionar. Mesmo que você tenha vários computadores onde queira digitar as NF-es, o envio e comunicação são feitos apenas no servidor, que centraliza essas operações (veja mais detalhes em “O $IMPLES WEB permite fazer a NF-e em mais de uma estação?”).

No caso o cliente deve adquirir mais de um certificado se este for do tipo A3 e queira emitir em mais de uma filial, já que esse tipo de certificado deve estar conectado fisicamente ao servidor (cada filial deverá possuir um neste caso). Se o tipo de certificado for o A1, o mesmo poderá ser usado em todas as filiais, mesmo que de outro Estado.

A Freeline Informática, mesmo nestes casos, não recomenda o uso de um tipo ou modelo específico de certificado. Nós entendemos que essa decisão deve ser única e exclusivamente do nosso cliente. Seja qual for o certificado escolhido o $IMPLES WEB estará preparado para funcionar. Apenas mostramos as possibilidades para o seu uso. A decisão final será sempre do cliente!

1. O $IMPLES WEB permite fazer a NF-e em mais de uma estação?

Sim. O Envio da NF-e é na verdade realizado apenas no servidor, mas a nota pode ser digitada e impressa em qualquer estação. A única questão é que se você tiver o certificado A3 a senha do mesmo será pedida apenas no servidor. Com o certificado A1 a confirmação de uso do certificado também será pelo servidor.

A senha (ou confirmação de uso conforme o caso) do certificado será sempre pedida na primeira nota quando o micro for reiniciado ou depois de longos períodos de inatividade.

O certificado do tipo A1, no entanto, permite durante a instalação, ser configurado para não pedir essa confirmação. Dessa forma, a nota feita pela estação não precisa de nenhuma interferência no servidor.

Mas mesmo nos casos onde a senha é pedida pode-se fazer certa automatização. Pode-se, por exemplo, sempre no início do dia fazer a solicitação do status do serviço pelo servidor (veja item “Como faço a verificação do Status de Serviço?”). Dessa forma será pedida senha do certificado já nessa hora e ela fica válida por horas, ou até que o servidor seja reiniciado. Fazendo isso duas vezes ao dia deve garantir a validade da senha pelo dia todo.

A Freeline Informática não recomenda o uso de um tipo ou modelo específico de certificado. Nós entendemos que essa decisão deve ser única e exclusivamente do nosso cliente. Seja qual for o certificado escolhido o $IMPLES WEB estará preparado para funcionar. Apenas mostramos as possibilidades para o seu uso. A decisão final será sempre do cliente!

1. Se eu adquirir um certificado tipo A1 hoje, ano que vem, quando ele perder a validade, posso adquirir um A3 ou vice e versa?

Sem problema algum. Você pode mudar não só o tipo (A1 ou A3), mas também o modelo (e-CNPJ ou e-PJ) ou mesmo o fornecedor o momento que quiser. É só ligar para a Freeline e informar que deseja usar o novo certificado quando você o tiver.

A única atenção fica para as notas que ainda não foram fechadas ou se você deseja cancelar uma nota autorizada com o certificado antigo. O ideal que essas notas sejam fechadas ou canceladas com o certificado antigo. Isso porque somente o mesmo certificado que enviou a NF-e pode cancelar ou consultar a autorização de uso de uma NF-e enviada segundo a SEFAZ.

1. Eu possuo duas empresas, com CNPJ diferentes (raiz diferente), posso usar o mesmo certificado?

Não. Nesse caso você deve adquirir ao menos um certificado diferente para cada CNPJ (raiz) diferente.

Para quem não sabe, o CNPJ é constituído de três partes: a raiz, o número da filial e os dígitos verificadores. O CNPJ 11.222.333/0004-55 quer dizer a empresa do CNPJ raiz 11.222.333, filial 4. A filial 1 é, na verdade, a matriz.

Se a raiz do CNPJ for a mesma você poderá, “em tese”, usar o mesmo certificado. “Em tese” porque se o certificado for do tipo A3 deve estar conectado fisicamente ao micro servidor da filial e este tipo de certificado não pode ser copiado, ou seja, teria de ficar transportando entre as filiais quando cada uma quiser emitir um documento. Realmente nada prático. Porém se o certificado for do tipo A1, o mesmo pode sim ser copiado e instalado em quantas filiais quiser (para mais detalhes, veja item “Quantos certificados digitais eu devo adquirir se eu desejo usar mais de um computador para emitir a NF-e? E se eu tiver filiais, devo adquirir para cada filial?”).

A Freeline Informática, mesmo nestes casos, não recomenda o uso de um tipo ou modelo específico de certificado. Nós entendemos que essa decisão deve ser única e exclusivamente do nosso cliente. Seja qual for o certificado escolhido o $IMPLES WEB estará preparado para funcionar. Apenas mostramos as possibilidades para o seu uso. A decisão final será sempre do cliente!

1. Como faço a verificação do Status de Serviço?

A verificação do Status do Serviço pode ser feita apenas pelo Servidor. Para fazer isso vá ao servidor e abra o Monitor da Nota Fiscal Eletrônica (ícone de um quadrado amarelo ao lado do relógio do Windows). Nele existe um botão apara testar o serviço da SEFAZ, qualquer outro retorno que não seja “Serviço em Operação” indicará um erro.

Esta opção permite verificar se existe algum erro com sua conexão ou mesmo na conexão do SEFAZ. Permite também inserir a senha do certificado A3 sem a necessidade de emitir uma NF-e. Neste caso a senha fica válida até que o micro seja reiniciado ou não seja usado por um longo período de tempo (e esse período de tempo é realmente longo mais de 4 horas). Vale lembrar que se o certificado for removido da leitora a senha também perde a validade e o cartão deve ser reinserido para a emissão da NF-e.

Se o objetivo é saber se a SEFAZ está on-line mesmo, experimente acessar o endereço:

http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/disponibilidade.aspx?versao=2.00&tipoConteudo=P53fawCjwb0=

Se seu Estado não está na lista é porque ele usa a SEFAZ Virtual do Rio Grande do Sul (SVRS).

1. O que é uma SEFAZ Virtual?

A SEFAZ Virtual é uma unidade centralizadora capaz de autorizar NF-e de contribuintes de unidades federadas diversas. A SEFAZ Virtual foi concebida para auxiliar as UF a autorizarem NF-e. Atualmente existem duas SEFAZ Virtual, a SEFAZ Virtual localizada no Estado do Rio Grande do Sul e a SEFAZ Virtual do Ambiente Nacional, baseada no Serpro.

Cada Estado, no futuro, terá a sua, mas isso tende a demorar. Por enquanto Estados como Santa Catarina e Rio de Janeiro, por exemplo, usam essa SEFAZ Virtual. O Estado de Rondônia, inclusive, está abandonando a sua SEFAZ própria e passará a usar esse Virtual em breve. Esse ambiente foi criado para diminuir os custos dos Estados para a implantação do projeto da NF-e. Para contribuintes desses Estados, nada fica alterado. As obrigações, pedidos e requisições, mesmo referentes à NF-e, continuam sendo feitas para os próprios Estados (nada sendo necessário no Rio Grande do Sul). Essa informação é, na verdade, de natureza puramente técnica.

1. Como faço para me credenciar na Receita para emitir NF-e?

       Cada Estado possui a sua sistemática. O seu contador pode dar orientações mais detalhadas de como proceder.

No Estado do Paraná é preciso encaminhar toda a documentação já necessária para as notas convencionais e ainda fazer a solicitação para habilitar o ambiente de homologação usando o AR.Internet. Neste pedido será solicitada uma estimativa de emissão diária. Depois que o ambiente for liberado o cliente deverá fazer notas fiscais de teste para o ambiente de homologação, enviando, no mínimo, essa quantidade num único dia e ainda no mínimo de 10% disso de notas canceladas e inutilizadas. Só depois de feito isso, o cliente pode solicitar o ambiente de produção, que estando tudo certo será liberado.

Já no Estado de Santa Catarina a solicitação deverá ser feita usando o sistema S@T (que somente o contador tem acesso). Em SC, na há necessidade de homologação. Mesmo assim o ambiente de teste é criado até mesmo para validar se os cadastros estão todos certos e os impostos calculando corretamente.

Em alguns Estados é necessário já ter o certificado instalado para poder fazer este pedido.

Sugerimos entrar em contato com o contador para maiores esclarecimentos.

1. O que é o ambiente de homologação e produção?

       A Secretaria da Fazenda mantém sempre dois ambientes distintos: Homologação e Produção.

As notas emitidas em ambiente de homologação não têm nenhuma validade jurídica. Servem apenas para adaptação e desenvolvimento dos aplicativos de comunicação. Ou seja, para as empresas que desenvolvem os sistemas (neste caso a Freeline Informática). Como o SPED sofre alterações constantemente, o ambiente de homologação é muito importante para se adequar às novas regras.

Já no ambiente de Produção as notas tem validade jurídica e substituem a notas “convencionais”.

1. Uma empresa credenciada a emitir NF-e deve substituir 100% de suas notas fiscais em papel pela Nota Fiscal Eletrônica?

Os estabelecimentos obrigados a emitir NF-e, após o início da obrigatoriedade prevista na legislação, devem emitir NF-e em todas as operações nas quais emitiriam nota fiscal modelo 1 ou 1A (salvo situações de exceção previstas na própria legislação da obrigatoriedade).

Já para os estabelecimentos que aderirem voluntariamente, a regra pode variar para cada Estado. No Estado do Paraná, por exemplo, depois que a primeira NF-e for emitida (em Produção), nenhuma nota “convencional” poderá mais ser utilizada.

1. A minha empresa está obrigada a emitir NF-e, mas eu emito também (ou somente) Cupom Fiscal. Devo substituir o Cupom Fiscal pela NF-e?

No caso de a empresa obrigada ou voluntariamente credenciada emitir também cupom fiscal, nota fiscal a consumidor (modelo 2), ou outro documento fiscal (além de mod. 1 ou 1-A), deverá continuar emitindo-os, concomitantemente com a NF-e, pois a nota fiscal eletrônica substituirá apenas as operações anteriormente acobertadas por notas fiscais modelo 1 ou 1-A.

1. Se eu credenciar a matriz, a filial também poderá emitir a NF-e?

       Não. O credenciamento como emissor é feito por estabelecimento. No Paraná, por exemplo, os testes de homologação devem ser feitos em cada filial individualmente (ver item “Como faço para me credenciar na Receita para emitir NF-e?”).

1. O que eu faço com os formulários de notas convencionais que não foram utilizados?

       Se você estiver abrangido pela obrigatoriedade de emissão da Nota Eletrônica ou ainda seja voluntário e não pretende mais emitir a nota convencional, o destino dessas notas é a incineração (não antes de enviar pro seu contador fazer a baixa da numeração dos formulários, claro).

       Por esse motivo o ideal é que seja visto com o contador da empresa os prazos da obrigatoriedade. Dessa forma pode-se evitar perder formulários novos.

1. Para que serve o Programa Emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

Este Programa é distribuído gratuitamente e serve para emitir Notas Fiscais Eletrônicas. Ele foi desenvolvido pela equipe do Projeto da NF-e da SEFAZ/SP e pode ser utilizado pelas pequenas e médias empresas de todo o país, já que o programa está preparado para emitir de NF-e nas Secretarias de Fazenda de todos os Estados.

Muita atenção com esse programa: ele NÃO possui suporte técnico e o seu uso está sendo restringido em alguns Estados, como o Paraná, que permite o seu uso por um curto período apenas.

Usando o $IMPLES WEB, o emitente não precisa usar esse e nenhum outro sistema para emitir as notas eletrônicas.

1. Como funciona o modelo operacional da NF-e?

Segundo a Receita Estadual, de maneira simplificada (ou ao menos nem tão simplificada assim): “... a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda do Estado em que estiver localizado o emitente, que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Após a autorização do uso da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, na Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da nota fiscal eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, em única via, que trará impresso, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.”

Usando o $IMPLES WEB, esse processo todo fica menos complicado, já que tudo isso é feito de forma automatizada, sem a necessidade de gerenciamento de etapas ou de arquivos.

Em linhas gerais, o cliente deve digitar a nota no $IMPLES WEB e solicitar a autorização de uso (botão “Enviar NF-e”), caso seja concedida a autorização de uso da NF-e, o sistema permite a Impressão do DANF-e e o envio da Nota Eletrônica para o e-mail do cliente. O processo de autorização de uso não deve demorar mais de um minuto (geralmente tem demorado bem menos que isso).

Uma vez autorizado, o caminhão pode ser carregado e enviado.

1. Eu posso carregar o caminhão antes de receber a autorização da NF-e?

Pode. Sem problema nenhum. Mas os manuais não recomendam esse procedimento, apesar de não ter nenhum empecilho legal (até por que isso seria uma ingerência dentro das empresas). É que, tecnicamente, a autorização da nota pode ser denegada. Neste caso não poderá ocorrer a circulação da mercadoria, e você vai ter de descarregar e voltar os produtos para o estoque. Só isso.

1. O que é e como ocorre a denegação de uso da NF-e?

       Durante o processo de autorização de uso da NF-e a Secretaria da Fazenda pode retornar que a autorização da nota foi denegada. Neste caso não poderá haver a circulação da mercadoria e a nota não poderá ser reenviada.

       Esse status de “Denegada” está associado à situação irregular do emitente ou do destinatário. Se você tentar emitir para um cliente que tenha a inscrição estadual caçada, por exemplo, isso poderá ocorrer.

       Atenção: O $IMPLES WEB não imprime o DANF-e de notas que forem denegadas, atendendo a legislação vigente sobre a NF-e. uma vez denegada a nota fica automaticamente com o status de cancelada.

1. É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida?

       Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.

O emitente poderá, dentro de certas condições, cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ.

Poderá, também, dentro de certas condições, emitir uma nota fiscal eletrônica complementar, ou uma nota fiscal eletrônica de ajuste, conforme o caso.

Ainda há a possibilidade da Carta de Correção Eletrônica (CC-e)  que está sendo implementada pelas Secretarias de Fazenda.

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e poderá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.

1. É possível alterar o layout ou o tamanho das letras do DANF-e?

       A impressão do DANF-e é regulamentada pela Secretaria da Fazenda é regida por uma série de obrigações e permite apenas poucas alterações. Dessa forma, o layout é, basicamente, fixo para todos os contribuintes. Qualquer alteração precisará ser consultada previamente no manual do contribuinte e passar avaliação da equipe técnica.

       A inclusão de observações ou textos diferentes daqueles constantes no arquivo da nota eletrônica é expressamente proibida. O $IMPLES WEB, por exemplo, apenas faz a adição do logotipo da empresa (situação permitidas pelo manual do contribuinte). Todos os demais dados são extraídos do arquivo de distribuição da NF-e (o mesmo que será enviado para o cliente).

1. Posso imprimir o DANF-e em Impressora Matricial?

       Não é aconselhável na verdade. A única objeção legal é com relação ao código de  barras. Ele deve ser lido por uma leitora de código de barras no posto fiscal e se você usar uma impressora matricial a qualidade das barras impediria isso. Neste caso o DANF-e é irregular.

       O $IMPLES WEB também não possui em formulário pré-impresso para NF-e. Ou seja, teria de imprimir em modo gráfico toda a nota. E com tantos detalhes, linhas e colunas a impressão demoraria muito para ser concluída. Inviabilizando o seu uso.

       O ideal é usar uma impressora “laser” ou “jato de tinta”.

       A impressora matricial perderia, então, sua função dentro da empresa. Se não for pra imprimir orçamento ou outro documento fiscal (com a nota de serviços), o destino seria a venda ou o museu.

1. Em que tipo de papel eu posso imprimir o DANF-e?

       O DANF-e pode ser impresso em qualquer papel do tamanho A4 (exceto papel jornal). A única exceção fica para o Formulário de Segurança, que deve ser impresso em papel moeda com selo do brasão da república (veja o tópico “O que é o Formulário de Segurança?”).

       Para a NF-e, inclusive, não existe mais a figura da AIDF, uma vez que não há mais a impressão gráfica de documento fiscal. O procedimento de autorização de uso do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada Nota Fiscal emitida. Se a empresa é obrigada a emitir, também, outros modelos de documento fiscal (ex.: nota fiscal de venda a consumidor), deverá solicitar a AIDF para esses documentos.

1. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações?

            A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br). Importante observar que o emitente da NF-e é obrigado a encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização para o destinatário, conforme definido no Ajuste SINIEF 11/08, cláusula segunda, Inciso I.

       O $IMPLES WEB implementa essa operação através do envio do e-mail, pelo sistema, logo após a impressão do DANF-e, o que aumenta a importância do campo e-mail do cadastro de clientes. O $IMPLES WEB também permite deixar o XML disponível para download, bastando que o cliente acesse o servidor do sistema pela internet e fornecendo a Chave da NF-e que se deseja baixar. O cliente que optar por esta modalidade de distribuição da XML pode entrar em contato com o suporte da Freeline para configurá-lo no sistema.

Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o aplicativo “visualizador”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil - disponível na opção “download” do Portal Nacional da NF-e.

O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código “55” na escrituração da NF-e para identificar o modelo.

Caso o cliente não seja credenciado a emitir NF-e, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionada, ele poderá conservar o DANF-e relativo à NF-e e efetuar a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANF-e, desde que feitas as verificações citadas acima.

Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANF-e em formulário de segurança devido a problemas técnicos na emissão da NF-e.

Ou seja, se for nota eletrônica, ela deve ser consultada no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br) e o cliente deve se recusar a receber a mercadoria caso a nota não esteja devidamente autorizada (salvo o caso de formulário de segurança).

O Fornecedor sequer pode alegar que “ainda vai pedir a autorização de uso”. Isso por que ele, tecnicamente, sequer deveria ter carregado o caminhão sem a autorização de uso, quanto mais ter feito a circulação da mercadoria.

Um fato curioso que irá ocorrer na nota eletrônica é que você ou seu cliente terá a NF-e antes mesmo do caminhão sair do pátio. Você pode pedir para o cliente, por exemplo, para validar esse arquivo antes de enviar os produtos. Assim, quando o cliente receber ele não poderá dizer que não era isso que ele tinha pedido ou o valor não era esse, por exemplo.

Você poderá cancelar essa nota, nesse caso, e fazer outra com as correções, antes mesmo do caminhão ser carregado. Economizando assim no frete.

1. Como proceder quando a nota fiscal eletrônica constar como “inexistente” no Ambiente Nacional da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br)?

O interessado deverá consultar a NF-e, através de sua chave de acesso, no site da SEFAZ autorizadora (SEFAZ da UF de origem ou SEFAZ Virtual). A NF-e pode ser consultada tanto no site da SEFAZ autorizadora quanto no ambiente nacional (Portal Nacional da NF-e).

Conforme o modelo operacional, após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventuais problemas técnicos que adiem essa transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização. Nesse caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou.

A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que ele conste como autorizado no site da SEFAZ autorizadora.

No caso de contingência, em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANF-e impresso em Formulário de Segurança (FS) ou Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), se no prazo de 168 horas (sete dias), contados da emissão do DANF-e, o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NF-e, deverá comunicar imediatamente o fato à unidade fazendária do seu domicílio.

Vale ressaltar, porém, que até hoje nunca identificamos essa demora. E como a nota é autorizada pela SEFAZ muito antes do caminhão ser carregado, até que a mercadoria chegue ao destino essa já constará no ambiente nacional. Mas normalmente esse processo demora pouco mais de um minuto.

1. Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada?

A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a sua autorização de uso.

Findo esse prazo, a consulta retornará informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação) e ficará disponível pelo prazo decadencial.

1. O que é o Formulário de Segurança?

       O Formulário de Segurança é uma espécie de DANF-e especial. Diferentemente do que acontece no DANF-e comum, o Formulário de Segurança é impresso em papel moeda com selo do brasão da república (só pra ter uma idéia do nível). Ele pode ser usado apenas em caso de problemas técnicos com a empresa emitente (geralmente relacionados à falta de conexão à Internet ou sinistro com o servidor).

       Neste caso a mercadoria circula sem a autorização da Secretaria da Fazenda, mas impresso nesse papel especial. A autorização de uso é apenas pedida posteriormente em no máximo de 10 dias.

Devido à quantidade de regras necessárias para esse formulário, fica muito caro a sua implantação, além do que somente podem ser pedidos poucos de cada vez. Este é o caso de empresa realmente grandes, onde parar o faturamento por uma hora que seja resulta em prejuízo muito elevado.

Vale ressaltar que caso o problema técnico seja uma indisponibilidade da SEFAZ autorizadora, ela própria habilita o ambiente de SCAN (Nacional). Na modalidade SCAN, os sitema envia as notas não a SEFAZ autorizadora e sim à SEFAZ Virtual do Ambiente Nacional (SVAN).

A modalidade de contingência SCAN, no entanto, possui dois inconvenientes:

1- a necessidade de usar outra série de NF (900 ou superior), o que implica na necessidade do seu cadastro no sistema;

2- o ambiente SCAN tem que ser ativado pela SEFAZ do seu estado (e ela só ativa esse ambiente quando ela tem problema no ambiente de emissão normal e não está conseguindo resolver a algum tempo), o que pode demorar para acontecer dependendo do caso.

O $IMPLES WEB, contudo, permite fazer o envio nestes dois tipos de contingência (opção "Contingência NF-e"), necessitando apenas poucos procedimentos para poder ser realizado.

Fora estes dois tipos de contingência ainda existe a Delcaração Prévia de Entrada em Contingência (DPEC), que consiste no envio, de forma manual, através do portal da NF-e, de um arquivo XML com informações resumidas da nota que se pretende autorizar. O $IMPLES WEB neste momento não está preparado para esta modalidade de contingência mas poderá agregá-la no futuro caso os clientes necessitem.

1. Com a NF-e continua necessário obter-se previamente a AIDF (Autorização de Impressão de Documento Fiscal)?

Para a NF-e não existe mais a figura da AIDF, uma vez que não há mais a impressão gráfica de documento fiscal. O procedimento de autorização de uso do documento fiscal passa a ser automático e executado para cada Nota Fiscal emitida. Se a empresa é obrigada a emitir, também, outros modelos de documento fiscal (ex.: nota fiscal de venda a consumidor), deverá solicitar a AIDF para esses documentos.

A única obrigação fica por parte que quem queira emitir em Formulário de Segurança. Para isso um contador pode prestar mais esclarecimentos.

1. Com a NF-e continua necessário gerar o RIEX, SINTEGRA, GIA, livros fiscais, etc.? Haverá integração dos sistemas de NF-e com os softwares destas declarações?

Neste momento, ficam mantidas todas as obrigações acessórias às quais os contribuintes estão sujeitos atualmente, com exceção da AIDF para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica.

Com a implantação progressiva da NF-e, bem como os demais subprojetos do Sistema Públicos de Escrituração Digital (SPED) – Escrituração Fiscal e Escrituração Contábil Digital – a tendência é que, futuramente, diversas obrigações acessórias, como as citadas, sejam paulatinamente substituídas ou dispensadas.

O $IMPLES WEB gera os arquivos do SINTEGRA, do SPED-Fiscal e do SPED-PIS/COFINS, conforme previsto na legislação. Mas vale ressaltar que, neste caso, o cliente deve digitar também as notas de compra (na tela de Notas Fiscais de Entrada) e os acertos de estoque de estoque/inventários para que sejam gerados todos os registros necessários. O SPED (Fiscal e PIS/COFINS) também necessita a digitação das contas de água, luz, telefone e gás, que também estão disponíveis no sistema. O SPED também necessecita da apuração dos diversos impostos que devem ser agregadas pelo seu contador já que a  apuração gerada nos arquivos é apenas superficial e serve apenas para atender as necessidades validação do arquivo no programa validador.  

1. As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANF-e)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais (o que hoje quer dizer cinco a dez anos geralmente), devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela também não precisará guardar o DANF-e, mas apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANF-e relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANF-e acompanhando a mercadoria.

1. Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e, seriam estas disponibilizadas para recuperação por parte da SEFAZ ou SRF?

Não. Da mesma forma que a guarda das Notas Fiscais em papel fica a cargo dos contribuintes, também a cargo destes ficará a guarda dos documentos eletrônicos. Ressalte-se que os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, permitindo ainda a rápida recuperação do arquivo e suas informações.

Simplesmente não tem mais justificativa para a perda de uma nota. Ninguém pode prever quando um sinistro irá OCORRER. por isso o backup (Nuvem,  Pen-Drive, CD...)  é extremamente importante.

Isso vale para as notas que acabaram de ser geradas. Um conselho bastante importante é enviar todos os e-mails com cópia para um webmail seu (GMAIL, por exemplo). Assim, na pior das hipóteses, você terá uma cópia no seu e-mail da internet.

1. Se minha empresa for autorizada a emitir NF-e, ela deverá, obrigatoriamente, estar preparada para receber e escriturar NF-e na entrada de mercadorias?

A empresa não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da autorização de uso da NF-e, mediante consulta eletrônica ao Portal Nacional da NF-e ou à SEFAZ da circunscrição do contribuinte emitente. Opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escrituração das NF-e de entradas a partir da digitação dos DANF-e.

O $IMPLES WEB permite a escrituração da NF-e através da importação do XML de distribuição da NF-e.

1. Como os contabilistas terão acesso às NF-e de seus clientes?

Com relação às NF-e emitidas/recebidas, os contabilistas poderão requisitá-las junto a seus clientes e visualizá-las por meio do visualizador desenvolvido pela Receita Federal e disponível para download no Portal Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br). Algumas SEFAZ já disponibilizaram consulta através da área de acesso restrito aos seus contribuintes e respectivos contabilistas.

Veja o item “Onde ficam armazenadas as NF-es emitidas pelo $IMPLES WEB?” para saber o que enviar para o seu contador.

1. Como os contabilistas poderão escriturar uma NF-e recebida por uma empresa?

Os procedimentos e obrigatoriedade de escrituração fiscal não foram alterados com a NF-e. A NF-e permite, no entanto, uma potencial simplificação do procedimento, ou seja, dependendo do nível de adaptação que seja feita nos sistemas internos de escrituração, esta poderá ser automatizada em maior ou menor escala por meio, por exemplo, de recuperação automática de informações do arquivo de uma NF-e.

Neste caso cada contador deve levantar junto ao fornecedor de seus sistemas sobre estas funções.

1. Onde ficam armazenadas as NF-es emitidas pelo $IMPLES WEB?

       As notas emitidas pelo $IMPLES WEB ficam em uma pasta no servidor do sistema. Preferencialmente, durante a configuração, a pasta escolhida fica no seguinte caminho que irá enviar as notas:

C:\Freeline\web\sistema\simples\arquivos_clientes\<DOMINIO>\nf_e\<FILIAL>\SEFAZ\NF-es

onde,

<DOMINIO> é código da sua empresa na base de dados, e;

<FILIAL> é código da filial que emite este documentos.

       Dentro dessa pasta é criada uma subpasta como o ano/mês (“201101”, ”201102”, etc.) de emissão da nota. Dentro, a pasta é organizada em subpastas conforme o tipo de resposta ou operação da Secretaria da Fazenda (“Autorizadas”, ”Denegadas”, ”Canceladas”, ”Inutilizadas”, "Recebidas"). Dentro destas pastas é que estão as notas fiscais eletrônicas (arquivos com a extensão “XML”).

       Fururamente o sistema terá função para gerar arquivo com todas essas notas concentradas (ZIP) pala facilitar o seu envio ao contador.

       Atenção: Antes de enviar as pastas para o contador, certifique-se de pedir autorização de uso ou inutilizar a numeração das notas que não foram fechadas do mês anterior. Você tem apenas 10 dias para pedir a autorização ou inutilização de notas.

       Se o seu objetivo é fazer o backup, o ideal é que seja feito da pasta “C:\Freeline” inteira. Dessa forma não só o backup das notas será feito, mas também do banco de dados e das notas que ainda não foram fechadas.

1. O que é a Inutilização de Numeração e quando ela deve ser pedida?

       A Inutilização de Numeração é na verdade uma espécie de cancelamento de nota fiscal. O $IMPLES WEB trabalha as duas situações como sendo uma só: “Cancelamento”. A diferença básica é que no cancelamento já ocorreu à autorização de uso da NF-e, ou seja, ela está fechada e o DANF-e já foi impresso.

       Caso ainda não tenha sido autorizada, se você pedir o cancelamento, o $IMPLES WEB irá fazer a inutilização de numeração.

1. Como fica a emissão da nota conjugada com ISS no caso da utilização da NF-e?

A utilização de NF-e como sendo nota fiscal conjugada depende de prévio convênio ou protocolo de cooperação entre a SEFAZ e cada prefeitura municipal. Na maior parte dos Estados, esses convênios ou protocolos ainda não foram firmados, de modo que o contribuinte que venda mercadorias e preste serviço deverá atualmente, em utilizando a NF-e, emitir dois documentos distintos.

1. A nota fiscal eletrônica de serviços das prefeituras segue o mesmo modelo da NF-e dos Estados?

Não. Algumas prefeituras já possuem modelo próprio de nota fiscal eletrônica de serviços, de uso restrito aos prestadores de serviço do município que estão sujeitos ao ISS – Imposto sobre Serviços.

É possível haver casos em que a mesma empresa seja contribuinte do ISS e do ICMS e, neste caso, deva emitir as notas fiscais eletrônicas de serviços e também seja credenciada para emitir nota fiscal eletrônica, que substitui as notas fiscais de mercadorias modelos 1 ou 1A.

1. Na aquisição de mercadoria de produtor rural (suínos, por exemplo) como será feita a contra-nota e como informar o valor referente ao FUNRURAL?

A contra-nota será uma nota fiscal eletrônica. No caso, o DANF-e e a NF-e deverão ser entregues ao produtor rural. O FUNRURAL deve ser informado nos importos do item e automaticamente será agregado à nota.

O $IMPLES WEB permite fazer a contra-nota escolhendo o Tipo de Nota como Entrada e a Natureza e operação “1.XXX” ou “2.XXX”, conforme o caso.

1. No caso de operações com o exterior, como devo proceder?

Em caso de importação ou exportação direta, o fornecedor deve ser cadastrado sem indicação do CNPJ e Inscrição Estadual no cadastro (já que ele na verdade não possui esses dados mesmo). Também no cadastro, nos dados do Endereço, deve ser selecionado o país de origem e a UF “EX”. A cidade também precisa ser cadastrada, porém não é obrigatória, pois na nota aparece apenas escrito EXTERIOR no campo cidade. Somente o CEP fica opcional, todos os demais campos devem ser preenchidos. O nome do país e da cidade apareçerão na NF no campo Complemento.

O $IMPLES WEB permite fazer a nota de importação escolhendo o Tipo de Nota como Entrada e a Natureza e Operação como “3.XXX” conforme o caso. A Declaração de Importação (DI) estará disponível na tela de edição e deve ser preenchida antes de incluir o primeiro item. No valor dos itens, será usado o valor unitário na moeda estrangeira (do INVOICE) cuja cotação foi indicada na tela de digitação da DI.

Já para as notas de exportação é preciso apenas indicar a Natureza e Operação como “7.XXX” conforme o caso e o $IMPLES WEB irá habilitar, na tela de detalhes do transporte, a digitação do local de embargue.

1. A NF-e permite fazer nota para pessoa física?

       Sim. Permitir até permite. Mas não isenta a sua empresa de emitir Cupom Fiscal, por exemplo, uma vez que ela não o substitui. As legislações são diferentes e cada documento deve ser emitido conforme determina a receita.

É possível, inclusive, emitir a nota à base de cupom fiscal com CFOP “5.929 - Lançamento efetuado em decorrência de emissão de documento fiscal relativo à operação ou prestação também registrada em equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF” caso o cliente assim solicite.

1. O que é SUFRAMA que aparece no cadastro? Quando devo preencher este campo?

       É o Registro de Inscrição na SUFRAMA (Superintendência da Zona Franca de Manaus). Algumas empresas do Norte do Brasil possuem esse código (não necessariamente só Manaus). As vendas para industrialização para empresas com destino na Zona Franca de Manaus (ZFM) têm incentivos e isenções ou desonerações de ICMS, IPI, etc.

       Desta forma, para que uma nota possa ingressar na ZFM com direto a essas isenções é preciso indicar esse número em campo específico e nos dados adicionais da Nota Fiscal. Mas fique atento, o SUFRAMA não é a única obrigação necessária nesse caso. Existe também a Capa de Lote Eletrônica (CL-e).

Consulte o site http://nfe.sefaz.am.gov.br/cle/ para obter mais detalhes dessa sistemática.

1. O $IMPLES WEB emite a Capa de Lote Eletrônica (CL-e)?

       Atualmente nenhum sistema emite. É porque não existe forma de fazê-lo usando qualquer que seja o sistema. A CL-e é apenas gerada e gerenciada pelo Portal da CL-e do Estado do Amazonas.

Consulte o site http://nfe.sefaz.am.gov.br/cle/ para obter mais detalhes dessa sistemática.

1. Eu posso usar a Capa de Lote Eletrônica (CL-e) para operações com outros Estados?

       Segundo o Portal da CL-e do Estado do Amazonas não só pode como é altamente recomendável. A CL-e facilita a passagem pelos postos fiscais e tem preferência sobre os demais caminhões. Se quiser agilizar a passagem pelo posto fiscal você pode usá-la sem nenhum problema.

       Consulte o site http://nfe.sefaz.am.gov.br/cle/ para obter mais detalhes dessa sistemática.

1. A NF-e já está fechada e autorizada? Mas eu identifiquei que a observação tem um errinho. Como faço para alterar só isso?

Não faz. Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo (mesmo que seja uma simples vírgula) invalida a sua assinatura digital. E segundo a legislação o DANF-e deve ser uma reprodução gráfica fiel ao documento autorizado pela SEFAZ. Por tanto, qualquer alteração, mesmo que apenas no DANF-e é considerada irregular e a mercadoria fica sujeita a apreensão e o emitente à multa.

As únicas opções possíveis e aceitáveis são:

1- em ainda não tendo ocorrida a circulação da mercadoria, o cancelamento da NF-e e a emissão de outra nota com as observações que você deseja;

2- e emissão de Carta de Correção Eletrônica (CC-e) que deverá ser anexada ao e-mail do XML da NF-e e também ao DANF-e, caso queria mexer em campos texto ou observações (ATENÇÃO: a CC-e não altera em nada o DANF-e que será impresso com as informações constantes no arquivo original. A CC-e é um documento em seperado e irá acompanhar o DANF-e conforme o caso), e;

3- a emissão de outra nota fiscal complementar ou de ajuste  à original caso se queira mexer em algum campo de valor.

1. Eu pedi a autorização da nota eletrônica e o sistema parou na etapa “Validando e Assinando XML”, o que pode ser?

       Verifique na barras do Windows no servidor se não tem algum programa aberto. O seu certificado pode estar pedindo a senha (caso seja A3) ou uma confirmação para o uso do certificado (tipo A1). Geralmente isso pode acontecer na primeira nota do dia ou depois longos períodos de inatividade.

       Se não for o caso, pode ser que o Monitor da NF-e (componente do $IMPLES WEB que faz a comunicação das notas geradas) esteja desligado ou travado. O Monitor da NF-e é um ícone de um quadrado amarelo que fica geralmente rodando na tray (junto ao relógio) do Windows do Servidor. Se ele estiver sendo executado experimente fechá-lo. Para abrir ele de novo vá ao Menu Iniciar do Windows em “Programas –> Inicializar –> UniNFe - Monitor da Nota Fiscal Eletrônica”.

1. Como faço para Imprimir a Classificação Fiscal do Produto na NF-e?

       A Classificação Fiscal ou Código NCM da Tabela de IPI (TIPI) possui campo próprio no Cadastro de Produto (aba Fiscal). Junto com esse código ainda possui mais um, o código de exceção da TIPI.

A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é uma tabela que classifica todos os produtos em categorias distribuídas em níveis de hierarquia.

Para ajudar a encontrar o código correto para cada produto, o sistema possui ainda um botão ao lado dos campos para visualizar toda a estrutura de códigos e selecioná-lo. A lista ainda mostra a alíquota do IPI para esse produto. Mas atenção: essa alíquota é só sugestiva, o governo promove alterações nessa tabela (como aconteceu recentemente com os carros novos, por exemplo) e o cliente deve ficar sempre atento a mudanças nesses percentuais, caso seja contribuinte do IPI.

Para contribuintes do IPI o campo é obrigatório para todos os produtos (inclusive para aqueles onde o IPI não incide). O campo também é obrigatório para produtos de origem extrangeira (operações de importção), para exportações e para operaçãoes sujeitas a susbstituição tibutária.

1. Campo NCM do Produto é obrigatório?

       O campo Classificação Fiscal ou Código NCM da Tabela de IPI (TIPI), segundo o manual da NF-e “deve ser preenchido quando se tratar de produto”. O manual não deixa claro se é obrigatório ou opcional, mas as notas conseguem ser emitidas sem esse código preenchido. Na versão atual da NF-e, no entando, o código do gênero (dois primeiros dígitos dessas campo) são obrigatórios.

O que se sabe é que, mesmo em notas convencionais o NCM deve ser preenchido quando o emitente for contribuinte do IPI (mesmo quando sobre o produto não incida o IPI) e que na NF-e o campo também é obrigatório para produtos de origem extrangeira (operações de importção), para exportações e para operaçãoes sujeitas a susbstituição tibutária.

Para as demais situações o campo é opcional, mas ele pode ser preenchido normalmente.

1. Como configuro o $IMPLES WEB se minha empresa é optante do Simples Nacional?

Geralmente essa configuração é feita e orientada pelo suporte do $IMPLES WEB. Basicamente, consiste em mudar o cadastro das filiais e incluída uam observação à séries de notas.

Quando o cliente passa a emitir NF-es como Simples Nacional, na versão atual da NF-e, ele deixa de usar o CST (Código da Situação Tributária) do ICMS (00, 10, 20, 30, 40, 41, 50, 51, 60, 70 e 90) e o IPI. Nestes casos ele passa a usar apenas o CSOSN (Código da Situação do Optante do Simples Nacional) para o ICMS (101, 102, 103, 201, 202, 203, 300, 400, 500 ou 900).  

1. Como adiciono uma observação em minhas NF-es?

Geralmente essa configuração é feita e orientada pelo suporte do $IMPLES WEB.

Se seu objetivo é adicionar a apenas uma NF-e, você pode incluir uma observação ao corpo ou a um item durante a sua edição.

Se seu objetivo for adicionar uma observação fixa para todas as notas, você pode alterar diramente no cadastro de Séries de Notas Fiscais .  

Se seu objetivo for adicionar a observação sobre a retenção do ICMS para o Simples Nacional, é só configurar o percentual no cadastro da empresa que riá emitir a NF. Em todas as notas de venda (X.101 e X.102) irão parecer esse observação automaticamente. O CSOSN também irá mudar nesses caso calculando conforme o que foi informado.

Vale ressaltar que, após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo (mesmo que seja uma simples vírgula) invalida a sua assinatura digital. E segundo a legislação o DANF-e deve ser uma reprodução gráfica fiel ao documento autorizado pela SEFAZ. Por tanto, qualquer alteração, mesmo que apenas no DANF-e é considerada irregular e a mercadoria fica sujeita a apreensão e o emitente à multa.

As únicas opções possíveis e aceitáveis são:

1- em ainda não tendo ocorrida a circulação da mercadoria, o cancelamento da NF-e e a emissão de outra nota com as observações que você deseja;

2- e emissão de Carta de Correção Eletrônica (CC-e) que deverá ser anexada ao e-mail do XML da NF-e e também ao DANF-e, caso queria mexer em campos texto ou observações (ATENÇÃO: a CC-e não altera em nada o DANF-e que será impresso com as informações constantes no arquivo original. A CC-e é um documento em seperado e irá acompanhar o DANF-e conforme o caso), e;

3- a emissão de outra nota fiscal complementar ou de ajuste  à original caso se queira mexer em algum campo de valor.

1. Por que, durante o envio de algumas NF-es, o processo “Consultando a Autorização de Uso” aparece o texto “Tentativa 2”, “Tentativa 3”, etc.? O que isso quer dizer?

O processo de autorização de uso da NF-e pode ficar, em certos momentos, mais lento que o esperado e essa mensagem diz apenas que o sistema da SEFAZ retornou que a nota ainda não foi autorizada. Geralmente isso acontece por um congestionamento temporário do servidor do SEFAZ. Não tem nenhuma ligação direta com o $IMPLES WEB ou mesmo com a nota que você enviou.

O $IMPLES WEB faz até 20 tentativas com intervalo de 15 segundos entre cada uma (totalizando 5 minutos). Depois disso ele não tenta mais buscar a autorização e pausa a operação para continuar o processo mais tarde. Neste caso, você deverá clicar na opção "Reenvio da NF-e" para tentar novamente a consulta de situação.

1. Durante o envio da nota ocorreram algumas mensagens em inglês, o que é isso?

Mensagens em inglês são respostas geralmente do processo de validação do XML enviado (neste caso aparece o texto “XML inconsistente” no texto da resposta) ou referentes à transmissão do arquivo (neste caso a mensagem é toda em inglês ao que parecem macros/funções).

Os erros referentes ao XML inconsistente, em tese, não deveriam acontecer, e podem indicar uma falha em alguma validação de algum campo. A mensagem geralmente indica que campo é esse. A correção dos dados no cadastro deve resolver o problema.

Já erros de transmissão estão relacionados ao certificado digital ou mesmo com a conexão com a internet (sua ou da SEFAZ). Verifique se você consegue acessar a Internet (usando o navegador Internet Explorer de preferência, já que as configurações de Proxy são as mesmas desse navegador).

Se estiver tudo normal, você pode testar a disponibilidade do serviço da SEFAZ. Para fazer isso vá ao servidor e abra o Monitor da Nota Fiscal Eletrônica (ícone de um quadrado amarelo ao lado do relógio do Windows). Nele existe um botão apara testar o serviço da SEFAZ, qualquer outro retorno que não seja “Serviço em Operação” indicará um erro.

Experimente reiniciar o Servidor para que as conexões com a Internet sejam refeitas. Verifique também a data de validade do seu certificado digital. Lembre-se que os certificados tipo A1 têm validade de apenas um ano e ele pode ter expirado.

Se o problema persistir você deve entrar em contato com o suporte técnico do $IMPLES WEB para que possamos avaliar melhor o problema.

1. Como faço para reimprimir um DANF-e? Eu posso fazer isso? Preciso indicar que se trata de uma segunda via?

Para reimprimir uma DANF-e apenas clique no botão “Imprimir” na tela de notas fiscais. Será mostrada opção para impressão da NF-e e o seu envio por e-mail.  

A nota fiscal eletrônica é de existência apenas digital. O DANF-e é para apenas a reprodução gráfica desta NF-e e serve para acompanhar o transporte da carga e registrar a passagem da mesma pelo posto fiscal de fronteira dos Estados. Portanto não existe isso de “segunda via”, já que a nota é uma só. Você inclusive pode imprimir quantas vias quiser (se quiser destruir as florestas do Brasil imprimindo papel, o problema é seu). Segundo a legislação você só é obrigado a imprimir uma via que deve acompanhar a carga durante o transporte.

Já ocorreram casos que esta via chegou a ser extraviada por conta da chuva. Neste caso, o nosso cliente fez a reimpressão escolhendo a impressora “PDF Creator” (veja sessão de “Downloads” do nosso site) e mandou o arquivo PDF do DANF-e para o Cliente por e-mail.

1. Como faço para reenviar uma NF-e por e-mail? E se o cliente não tem e-mail?

Para reenviar uma NF-e por e-mail, basta clicar no botão “Imprimir” na tela de notas fiscais. Será mostrada opção para impressão da NF-e e o seu envio por e-mail.

Caso o cliente não possua e-mail, você pode ignorar essa etapa e enviar em outro momento, quando o cliente lhe fornecer esse dado.

1. Sou obrigado a enviar o e-mail com a NF-e para o Cliente?

Você não precisa necessariamente enviar a NF-e por e-mail. Você pode fazê-lo utilizando qualquer meio (site, FTP, senha a portal da internet, etc.). Mas o envio desse arquivo é obrigatório sim, principalmente em se tratando de cliente também emitente de NF-e. Mas para clientes que não emitem NF-e ou pessoas físicas o envio é na verdade opcional.

Nós apenas entendemos que o e-mail é a forma mais natural e democrática de disponibilizar a NF-e para o cliente. Afinal de contas quem não possui e-mail hoje em dia? Em se tratando de empresas isso fica ainda mais raro.

O $IMPLES WEB também permite deixar o XML disponível para download bastando que o cliente acesse o servidor do sistema pela internet e fornecendo a Chave da NF-e que se deseja baixar. O cliente que optar por esta modalidade de distribuição da XML pode entrar em contato com o suporte da Freeline para configurá-lo no sistema.

O cliente, inclusive, pode se recusar a receber a mercadoria caso não receba o arquivo da NF-e antecipadamente. Nós aconselhamos expressamente essa prática inclusive por sua empresa, seja ela emitente da NF-e ou não. Afinal, validar a assinatura digital e a autorização da NF-e é obrigação do destinatário e o mesmo, segundo a SEFAZ, não pode receber nenhuma mercadoria sem fazê-lo, seja ele emitente da NF-e ou não.

O fisco pode, inclusive, exigir de você, caso seja emitente da NF-e, que apresente esses arquivos de notas recebidas (veja item “As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?”).

O fisco, no entanto, não tem como saber se essa distribuição acontece. Somente uma visita “in locu” poderia dizer. E elas estão acontecendo gradualmente.

1. O envio do e-mail está retornando um erro. O que pode ser?

Erros de e-mail geralmente estão relacionados ao e-mail do destinatário, ao servidor de e-mail e à configuração no sistema. Experimente enviar para um e-mail seu para fim de teste. Se o e-mail foi enviado e chegar nessa sua caixa postal é por que o prblema é no servidor de e-mail do cliente.

O e-mail que o $IMPLES WEB sugere para envio do e-mail é o endereço que está no cadastro do mesmo. Ele pode ser alterado sem problema nenhum, mas depois do envio, aconselhamos alterar também no cadastro do mesmo para que da próxima vez o sistema sugira este e-mail.

Se o e-mail do destinatário estiver tudo certo, o problema pode ser no seu servidor de e-mail. Neste caso aconselhamos rever as configurações do mesmo no sistema. Alguns servidores podem ter regras próprias para acesso POP e podem mudá-las, inclusive sem prévio aviso. Aconselhamos a busca o suporte técnico do ser servidor de e-mail para saber qual é o real problema.

Outro problema bastante comum é o destinatário categorizar o e-mail como “span”. Neste caso o e-mail nunca irá ser baixado na caixa de entrada do mesmo. Muitas pessoas escolhem fazer isso na primeira vez em que recebem uma NF-e. Afinal, é um e-mail com um anexo pouco comum para a maioria das pessoas (extensão “XML”), cheio de números e um monte de texto que muitos não querem ler. Para voltar a liberar os e-mails consulte o suporte técnico do ser servidor de e-mail do cliente.

Uma boa dica é ligar para os clientes avisando que o arquivo será enviado (pelo menos na primeira NF-e para o cliente), até mesmo para confirmar se o endereço que está no cadastro ainda existe. Muitas vezes no e-mail é colocado endereço particular de um funcionário que pode já ter deixado a empresa. Deixando claro que este e-mail vai servir para o envio da NF-e, o próprio cliente irá começar a se policiar e manter você sempre atualizado sobre alterações no mesmo. Afinal, é de interesse dele também receber esses arquivos.

Opcionalmente, o $IMPLES WEB também permite deixar o XML disponível para download bastando que o cliente acesse o servidor do sistema pela internet e fornecendo a Chave da NF-e que se deseja baixar. O cliente que optar por esta modalidade de distribuição da XML pode entrar em contato com o suporte da Freeline para configurá-lo no sistema.

1. O DANF-e chega a aparecer na tela, mas quando mando para impressora nada sai. O que pode ser?

Problemas de impressão geralmente estão ligados a impressora. Experimente verificar a fila de impressão para ver se algum documento não tenha travado as impressões.

Se a impressora estiver conectada em outro micro na rede, verifique se ela está compartilhada e tente reiniciar os dois micros (onde a impressora está conectada e de onde você mandou imprimir).

O $IMPLES WEB usa a fila de impressão do Windows para imprimir os documentos. Se nem mesmo uma página de teste consegue ser impressa, o problema é mesmo com a impressora.

1. Posso baixar o XML da NF-e no site da SEFAZ?

A princípio, você deve guardar todos os arquivos da NF-e emitidas e escrituradas pois não há como recuperá-los junta a SEFAZ. Porém, foi disponibilizado pela Sefaz Virtual do RS um sistema para fazer o Download do arquivo da NF-e (o -procNFe.xml), que é usado pelo sistema para importação da nota na escrituração. Por tanto, se o fornecedor tiver dificuldades em fornecer o arquivo, o destinatário mesmo poderá buscá-lo, por esse sistema.

       Para fazer o Download do XML é preciso ter o certificado da empresa instalado no computador que vai acessar.

       NEste sistema, é possível fazer o Download do XML das notas emitidas ou recebidas pela empresa, contanto que ela tenha sido emitida usando o servidor da Sefaz Virtual do RS, o que engloba notas emitidas dos Estados de AC, AL, AM, AP, DF, MS, PB, RJ, RO, RR, SC, SE e TO. As notas emitidas em outros Estados não são suportadas e também não possuem tal funcionalidade ainda.

       Segue link de acesso à esse sistema: https://www.sefaz.rs.gov.br/NFE/NFE-CER.aspx

       A operação de Download, inclusive, faz outra coisa interressante. Quando se tenta baixar o XML, o sistema da receita avisa que se você baixar o arquivo, o seu fornecedor não poderá mais fazer o cancelamento da mesma, já que você estará confirmando com isso que ouve circulação da mercadoria.

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